PROSESNEWS.ID – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Provinsi Gorontalo melahirkan sejumlah rekomendasi penting bagi penguatan pengelolaan kearsipan di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Provinsi Gorontalo.
Rekomendasi tersebut merupakan hasil dari kegiatan Focus Group Discussion (FGD) bertema “Penyelamatan Arsip Penggabungan dan Pembubaran Perangkat Daerah Provinsi Gorontalo” yang digelar di Grand Q Hotel Gorontalo.
Kegiatan itu menghadirkan dua narasumber utama, yaitu Yosef P. Koton, Staf Ahli Gubernur Bidang Kemasyarakatan dan SDM, serta Yahya Dj. Ichsan, Arsiparis Ahli Madya Provinsi Gorontalo.
Dalam pemaparannya, kedua narasumber menekankan pentingnya penyelamatan arsip pada perangkat daerah yang mengalami penggabungan maupun pembubaran, dengan tetap berpedoman pada norma dan kaidah kearsipan yang berlaku.
Mereka juga menjelaskan, arsip-arsip yang tercipta merupakan bukti akuntabilitas pelaksanaan tugas dan penggunaan anggaran. Selain itu, perangkat daerah diminta agar menyerahkan arsip yang telah berkategori statis kepada lembaga kearsipan sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Adapun beberapa poin penting yang menjadi rekomendasi hasil FGD tersebut, antara lain:
- Perlunya usulan penambahan jabatan fungsional arsiparis di seluruh perangkat daerah Provinsi Gorontalo sebagai upaya memperkuat pengelolaan arsip, yang dituangkan dalam Analisis Beban Kerja (ABK).
- Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo sebagai lembaga kearsipan agar secara rutin melakukan advokasi kegiatan kearsipan di setiap OPD, baik secara daring maupun luring, untuk memastikan pengelolaan arsip berjalan optimal.
- Seluruh perangkat daerah diminta segera melakukan penyerahan arsip statis ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo.
Penyerahan arsip ini ditegaskan memiliki batas waktu maksimal setiap dua minggu guna mencegah potensi kehilangan atau kerusakan arsip yang memiliki nilai administratif dan historis.
Melalui rekomendasi tersebut, diharapkan kesadaran dan kepatuhan OPD terhadap pentingnya pengelolaan arsip semakin meningkat, sehingga keberlangsungan data dan memori pemerintahan daerah tetap terjaga dengan baik.
